Rannu Lasteaia andmekaitsespetsialist
Signe Erikson
telefon +372 7454245 / 5145940
Andmekaitsespetsialisti poole võib inimene pöörduda kõigis küsimustes, mis on seotud selles asutuses või ettevõttes tema isikuandmete töötlemisega.
Andmekaitsespetsialist esindab isikuandmete töötlejat suheldes Andmekaitse Inspektsiooniga.
Rannu Lasteaia andmetöötlustingimused ehk privaatsuspoliitika
Privaatsuspoliitika annab ülevaate, kuidas Rannu Lasteaed (edaspidi lasteaed) kui Elva Vallavalitsuse hallatav allasutus kasutab ja hoiab oma tegevuse käigus saadud isikuandmeid.
Lasteaed lähtub põhimõttest, et tema tegevus on avalik ning igaühel on õigus tutvuda asutuse töö tulemustega ja avalikustamisele kuuluvate dokumentidega lasteaia veebilehe või dokumendiregistri vahendusel.
Selliste dokumentide ja muus vormis teabe väljastamine, mida avalikes registrites ei avalikustata, otsustatakse konkreetse teabenõude alusel.
Isikuandmete töötlemise alused
Isikuandmed on mistahes andmed, mis võimaldavad isiku tuvastada. Isikuandmete töötlemine on mistahes isikuandmetega tehtav toiming.
Lasteaed töötleb isikuandmeid seoses avalike ülesannete täitmise või teabenõuete lahendamisega. Seejuures lähtutakse peamiselt isikuandmete kaitse seadusest (edaspidi IKS), avaliku teabe seadusest (edaspidi AvTS), asutuse sisemise tegevuse korraldamiseks kehtestatud õigusaktidest ja alates 25.05.2018 isikuandmete kaitse üldmäärusest.
Töökorraldusega tagatakse, et isikuandmete töötlemisel riivatakse isikute eraelu puutumatust võimalikult vähe.
Juurdepääsupiirangud ja dokumentide säilitustähtajad
Lasteaeda saabunud dokumendid registreeritakse lasteaia dokumendiregistris Amphora.
Kui lasteaiale esitatud dokument sisaldab isikuandmeid, millele avaliku juurdepääsu võimaldamine ei ole seaduse alusel lubatud, kehtestab registri täitja sellele juurdepääsupiirangu. Dokumendiregistris kuvatakse pöördumise registriandmed, sealhulgas saatja/saaja nimi (avalikus vaates – eesnime ja perekonnanime esitähed). Tundlikuma sisuga dokumendi pealkiri näidatakse üksnes dokumendi liigina (avaldus, teabenõue, vaie). Avalikus vaates dokumendi sisu ei avalikustata. Kui pöördumises on märgitud, et tegemist on avaliku kirjaga, avalikustatakse see dokumendiregistris koos saatja nimega.
Teabenõude saamisel vaadatakse üle, kas küsitud dokumendi saab osaliselt või täielikult välja anda. Kindlasti kaetakse kinni isiklikud kontaktandmed, nagu aadress, e-posti aadress või telefoninumber (v.a juhul, kui isik peab kirjavahetust juriidilise isiku või asutuse esindajana). Muus osas sõltub juurdepääsu kohaldamine dokumendi sisust. Võimalikud juurdepääsupiirangute alused on toodud AvTS §-s 35.
Juurdepääsupiirangute kui ka dokumentide säilitustähtaegadega on võimalik tutvuda lasteaia dokumentide loetelus.
Hoolimata juurdepääsupiirangust väljastatakse dokument asutusele või isikule, kellel on otsene seadusest tulenev õigus seda küsida, näiteks kohtueelne menetleja või kohus. Kohtuasjadega seotud dokumentidele kohaldatakse juurdepääsupiirangut vähemalt kohtuasja menetlemise ajaks (AvTS § 35 lg 1 p 19 koos muust seadusest tuleneva sättega).
Pöördumisele vastamine
Isiku pöördumisele vastatakse tema valitud viisil kas telefoni, e-posti või kirja teel. Olenevalt teema delikaatsusest edastatakse vastus krüptitud või krüptimata e-kirjaga. Kui isik soovib vastust saada tavaposti teel, siis vastatakse talle olenevalt teema delikaatsusest kas liht- või tähtkirjaga.
Andmete edastamine kolmandatele isikutele haldusmenetluse raames
Kui haldusmenetluse raames tuleb andmeid edastada kolmandatele isikutele, lähtub lasteaed IKS, haldusmenetluse seadusest (edaspidi HMS), AVTS ja muudest õigusaktidest.
HMS järgi on igaühel õigus menetluse igas staadiumis tutvuda lasteaias säilitatavate dokumentidega, mis on haldusmenetlusega seotud. Dokumentidega saab tutvuda üldjuhul lasteaia tööruumides juhtkonna juuresolekul. Lasteaed võib keelata toimiku, dokumendi või selle osaga tutvumise, kui selles sisalduvaid andmeid on seaduse kohaselt keelatud avaldada.
AvTS § 35 lg 1 p 2 kohaselt on teabevaldaja kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks nii riikliku järelevalve, haldusjärelevalve ja teenistusliku järelevalve menetluse käigus kogutud teabe kuni selle kohta tehtud otsuse jõustumiseni.
Isikuandmete edastamine andmekogudesse
Lasteaed edastab andmekogudesse oma tegevusvaldkonnaga seotud andmeid. Kui eraisik soovib teavet, millistesse andmekogudesse lasteaed isikuandmeid edastab, tuleb pöörduda teabenõudega otse lasteaia poole.
Lasteaia andmekogud, sh neis kogutavate andmete koosseis, on registreeritud riigi infosüsteemi halduse infosüsteemis (RIHA), andmekogude põhimäärustega saab tutvuda Riigi Teatajas.
Andmekogudes isikuandmeid sisaldavaid osi avaandmetena ei esitata.
Asutusse tööle kandideerijatelt kogutavad andmed
Kandideerijal palutakse üldjuhul esitada CV ja haridust tõendav dokument ning konkursi tingimuste korral motivatsioonikiri.
Kandideerimisavaldus registreeritakse lasteaia dokumendiregistris Amphora ja paberkandjal saabunud dokumente säilitatakse vastavalt säilitustähtaegadele, mis on kehtestatud dokumentide loetlus.
Andmete kogumist pedagoogide värbamisel reguleerib Rannu Lasteaia pedagoogi vaba ametikoha täitmiseks korraldatava konkursi läbiviimise kord.
Konkursi korras värbamisest ja valikust tehakse komisjoni protokoll, mida säilitatakse lasteaia ühtse asjaajamiskorra kohaselt.
Kandidaadil on õigus saada teavet värbamise ja valiku käigus tema kohta kogutud andmete ning teda puudutavate otsuste tegemise kohta.
Ametikohale kandideerijate andmeid ei avalikustata teistele kandidaatidele.
Õigus tutvuda enda kohta käivate andmetega
Isikuandmete kaitse seaduse kohaselt on isikul õigus tutvuda andmetega, mida asutus tema kohta valdab. Selleks on võimalik esitada asjaomasele asutusele teabenõue.
Asutusel on õigus keelduda andmetega tutvumise soovi täitmast, kui selline kohustus tuleneb seadusest ja ennekõike, kui see võib:
- kahjustada teise isiku õigusi ja vabadusi,
- takistada kuriteo tõkestamist või kurjategija tabamist,
- raskendada tõe väljaselgitamist kriminaalmenetluses,
- ohustada lapse põlvnemise saladuse kaitsmist.
Õigus nõuda ebaõigete isikuandmete parandamist või andmete kustutamist
Lasteaed on huvitatud, et asutusele üle antud ja säilitatav teave oleks õige. Igal isikul on õigus nõuda oma ebaõigete isikuandmete parandamist. Kui lasteaial ei ole enam isikuandmete töötlemiseks seaduslikku alust, võib isik nõuda isikuandmete töötlemise lõpetamist või kustutamist. Kui andmeid töödeldakse (sh säilitatakse) seaduse alusel, siis selliste andmete kustutamist nõuda ei saa.
Järelevalve teostamine
Isikuandmete kaitse seaduses ja selle alusel kehtestatud õigusaktides sätestatud nõuete täitmise üle teostab riiklikku ja haldusjärelevalvet Andmekaitse Inspektsioon.